Företag som vi har hjälpt
Vi fick ett interim uppdrag på Enercon GmbH som var i behov av tillfällig hjälp med löneadministration. De arbetade i SAP och det rörde sig om ca 200 anställda, ca 150 eltekniker samt 50 tjänstemän som alla gick under samma kollektivavtal.
Utmaningar
- En hel del manuell input i form av reseräkningar, beredskap, milersättning, beräkna drivmedelsförmåner mm
- Det saknades interna rutiner för att arbeta med lön, informationsflödet, attester, kommunikation
- Ingen bra struktur i de lokala mapparna så väl som mapparna i outlook
- Det fanns inga SOP:er eller arbetsbeskrivningar
- Företaget var på väg att outsourca lönehanteringen
- Många missar i lönekörningen varje månad vilket resulterade i väldigt missnöjda anställda
- Gamla fel som behöver utredas
- Revision från Skatteverket på gång
- Tillit till löneavdelningen var låg mm
Vad vi gjorde
- Automatiserade och standardiserade all manuell input med hjälp av makro
- Införde nya interna rutiner på hur man kommunicerar, arbetar med lön, skickar info till och från löneavdelningen
- Strukturerade upp lokala mappar och outlook
- Standardiserade rutiner och procedurer och upprättade arbetsbeskrivningar, instruktioner och SOP:er
- Hjälpte till med outsourcingen och agerade som stöd och rådgivare
- Gjorde utredningar gällande gamla fel och felaktiga utbetalningar till anställda
- Hjälpte till med revisionen och agerade som stöd och rådgivare genom att svara på alla frågor Skatteverket ställde
- Höjde tilliten till löneavdelningen
Resultat:
- Sparade tid med ca 40 arbetstimmar / mån för löneteamet
- Inga fel i reseräkningarna och annan input som automatiserades
- Ny struktur och rutiner påverkade arbetet positivt vilket ledde till rejäl minskning av missar på löner
- Information och underlag hittades lätt i och med standardisering av rutiner
- Minskad sårbarhet i löneteamet
- Höjd tillit och nöjdhet hos anställda
- Gamla fel utredes och löstes
- Positiv utlåtande från Skatteverket vid revisionen
- Lyckad outsourcing